Teamware mon amour
Kahdeksan megan lobbausmeili. Voi kiesus! Ministerityöryhmän kutsu, kaksi megaa, toinen lobbausviesti, kolme megaa. Ja kaikki nämä kolmentoista viimeksi tulleen viestin joukossa. Ja päivän mittaan viestejä tulee satoja. Ei ihme, ettei eduskunnan sähköpostilaatikkoa ehdi tyhjentää yhtä nopeasti kuin se täyttyy. Olen laskeskellut, että vaikka tyhjentäisin (tai siis avustajani tyhjentäisi) sähköpostilaatikkoni kokonaan, se olisi jo parin kolmen viikon päästä niin täynnä, että omien viestien lähettäminen olisi mahdotonta.
Vinkki lobbareille: Jos haluatte, että viesteillänne on edes toivoa tulla luetuksi, älkää liittäkö niihin suuria liitetiedostoja. Lyhyestä virsi tai uskontoa tunnustamaton kansanlaulu kaunis eli kaikki olennainen kannattaa tiivistää varsinaiseen viestitekstiin. Ja jos asia ehdottomasti vaatii taustakseen lisätietoa, jokaiseen _200_ sähköpostiin voi laittaa linkin _yhdelle_ (1) nettisivulle, jolta liite löytyy.
Eduskunnan käyttämässä Teamware postissa on hyvin rajalliset inboxit. Vaikka omaani on laajennettu monta kertaa, se on edelleen vaivaiset 250.000 kilotavua pieni, kuten Teamware aina käynnistyessään muistuttaa. Ja jos ja kun laatikossa on yli 250.000 kilotavua viestejä, omien viestien lähettäminen ei enää onnistu. Moni kollega onkin kertonut joutuvansa omia viestejä lähettääkseen usein tuhoamaan satoja viestejä niitä sen tarkemmin erittelemättä. Kaikki eivät tosin tiedä, että jos haluaa tyhjentää Teamware postin roskakorin heti eikä parin kolmen tunnin viipeellä, sitä ei kannata tehdä valikosta löytyvällä tyhjennä roskakori -toiminnolla vaan avaamalla roskis, valitsemalla tuhottavat viestit ja tuhoamalla ne hiiren oikean painikkeen takaa löytyvällä toiminnolla. Mystistä.
Eduskunnan sähköpostin toiminnallisuuskaan ei ole tätä päivää. Esimerkiksi viestejä voi etsiä vain lähettäjän nimen tai otsikon perusteella. Sisältöhakua ei ole. Automaattinen viestien lajittelu on puolestaan niin työlästä, että vain harva on vaivautunut edes opettelemaan koko temppua. Moni haluaisikin jatkolähettää kaikki viestit johonkin selainsähköpostiin, jossa on enemmän tilaa ja paremmat toiminnot, mutta kun sekään ei ole mahdollista.
Ei ihme, että tietoni mukaan ainakin kaksi kansanedustajaa on jo luopunut eduskunnan sähköpostiosoitteen käytöstä kokonaan. Kun heidän kansan.edustaja@eduskunta.fi-osoitteeseensa lähettää viestin, saa automaattisen vastauksen, jossa kerrotaan, mihin selainsähköpostiosoitteeseen viesti tulee lähettää.
Mitä hyvää eduskunnan sähköpostijärjestelmästä voi sanoa? No ainakin sen, että järjestelmä kaatuu jatkuvassa ylikuormituksessa vain harvoin. Jos eduskunnan sähköposti olisi auto, se olisi vanha Lada. Startti pakkasella vaatii osaamista, mutta toimii omien rajoitteidensa puitteissa kuitenkin varsin luotettavasti.
Mutta kun muistaa, miten keskeinen työväline sähköposti on kansanedustajan työssä, nykytilanne on kaukana tyydyttävästä. Riittävän muistitilan, käytettävyyden ja sähköpostin perustoimintojen lisäksi eduskuntatyö asettaa sähköpostijärjestelmälle myös erityisvaatimuksia. Esimerkiksi luottamuksellisten sähköpostiviestien salaamisen tulisi olla mahdollisimman helppoa. Nyt järjestelmä ei tue salaamista, vaikka etenkin puolustusvaliokunta ja ulkoasianvaliokunta käsittelevät usein luottamuksellisia asioita.(Korjaus klo 14:50 - eduskunnassa _on_ vuoden 2009 ajan käytössä Valtiokonttorin Del-Tagon-salauspalvelu [mistä tuo tavuviiva siihen on tullut?]. Tieto siitä on vaan mennyt ainakin minulta ohi korvien, käyttöohje päivätty 8.1.2009.)
Uusi sähköpostijärjestelmä (tai kokonaan uusi toimistojärjestelmä jos minulta kysytään) maksaa tietysti rahaa. ”Eduskunta tuhlaa” -lööppejä on siis luvassa, jos ja kun sellainen hankitaan. Mutta kai kansanedustajakin ansaitsee asianmukaiset ja ajan tasalla olevat työkalut? Jookos?
Piditkö tästä kirjoituksesta? Näytä se!
Terve Jyrki. Mahdatko muistaa, olemme tavanneet muutaman kerran. Minunkin postilaatikkoni on täytetty asiattomilla viesteillä silloin tällöin.
Nykyisin viestien sisältö on muuttanut muotoaan terveydelle epäedulliseksi.
Roskanpoimija
Enemmin vanha lada, kuin spiidiä täynnä oleva surkea Jaguar.
Kunhan viesti välityy, väliäkö välineellä. Mutta on minullekin tullut jotain 7mb viestejä. Pitää laittaa kaverille palautetta, että voisitko tehdä sitä sun tätä.
Ajattele kuinka helppoa on viestin lähettäminen, vähän tukevammankin, ja sitten meidän tukeva kansanedustaja kirjoittaa näin kevyitä.
Hyvät on huolet.
Sähköpostitulva on ongelma myös monilla oikeilla työpaikoilla. Ja ongelma ei ole pelkästään inboxin kokorajoitteet, vaan myös se viestien suuri määrä, joka naamioi ajoittain aika tehokkaasti tärkeät ja oleelliset viestit. Ärsyttävimpiä ovat ne päivittäin tulevat kurssi-koulutus-seminaari-valmennus-mainosviestit. Ne onneksi saa suodattamalla ohjautumaa suoraan roskikseen.
Eikö eduskunnan järjestelmä salli tehdä ns. paikallista kopiota saapuneista viesteistä? Varmuuskopio. Näin palvelimelta voi poistaa kaikki sinne kertyneet viestit. Aika alkeelliselta kuvaamasi järjestelmä kyllä vaikuttaa puuttuvine hakutoimintoineen kaikkineen. Tee reilusti asiasta aloite. Saanet mukaan merkittävän joukon samanmielisiä. Vai oletko väärä henkilö tällaisen tekemiseen? Avoimen koodin ohjelmatkin ova mahdollisia. Myös eduskunnalle. Valtion ja kuntien hallinnossa tilanne lienee samanlainen.
Siis täydellistä ammattitaidottomuutta sekä ostajan että tarjoajan puolelta. Suurin ongelma on ollut kysyä oikealta puolueettomalta konsultilta. Toiseksi suurin saattaa olla sittenkin hovihankkijoiden suosiminen, joka on kiellettyä hankinnoissa. Meikäpoika meilailee päivittäin Nepaliin ja väliin on hyvä tarjota e-mailina tai sitten linkkinä 20 MB kokoja. Jokaisen kansanedustajan s-postiarkistolla pitäisi olla 10 - 100 GB - 1000 GB eli 1 teratavu 1 TB. 100 GB maksaa muuten kertahintana pikkukoneeseenkin 20 euroa.
PS. Se mb tarkoitaa sitten millibittiä eli ei mitään.
On tää epistä, mä en saa juuri muuta sähköpostia kuin sellaisia joissa tyrkytetään monenlaisia veitikanpidennysrohtoja tai -välineitä.
Sitä minä vaan ihmettelen että mistä ne tietää mun veitikkani olevan niin pieni?? Ettei vaan tuo webbikamera olisi syynä tuohon?
Tähänkin ongelmaan olisi syytä säätää joku laki tai kieltää liian isot vehkeet... niin ja liitteet tietty joo.
Eipä ole mitenkään uutta tai yllättävää, että julkiselle organisaatiolle on myyty erittäin kallista sutta ja sekundaa.
"Moni kollega onkin kertonut joutuvansa omia viestejä lähettääkseen usein tuhoamaan satoja viestejä niitä sen tarkemmin erittelemättä."
Voi pyhä hirvitys! Asentakaa nyt hyvät ihmiset sinne qmail ja valitkaa sieltä maildir-formaatti normaalin, yhden tiedoston mailboxin sijaan. Qmail on avoin ohjelmisto joka on hyvin tietoturvalliseksi todettu, sisältää vahvat spammintorjuntavälineet, on erittäin luotettava ja hyvin skaalautuva ohjelmisto. Qmail on taatusti paljon parempi kuin tuollaiset suljetut kaupalliset järjestelmät, eikä vaadi hirveitä postipalvelimeltakaan. On täysin käsittämätön ja järjettömältä kuulostava ongelma että postin lähetys vaatisi oman postilaatikon siivoamista tai avaamista millään tavoin. Kenkää moisille järjestelmille!
Voin tulla tarvittaessa asentamaan ja auttamaan qmailin kanssa. :)
Jyrki JJ on päässyt juurille - ei niin suurille mutta kuitenkin - sähköpostitekniikathan ou jee ovat eu:n tähdellisin asia - selaus ja uudelleenkelaus.
Uottelen seuraavaksi inhimillisempää aihetta - evuskunnan lähetti ja vaktmeistertoiminta.
Ja sitten seuraavaksi aesthetiikkaa - mimmoonen näköala on näköalattoman kansanedustajan työhuoneesta.
Julkisille organisaatioille myytävät surkeat ohjelmistot ovat merkittävä ongelma. Vikaa on sekä ostajien osaamisessa ja laadunvalvonnassa että myyjien asenteessa, että julkisia organisaatioita voi vedättää niin paljon kuin kehtaa. Ja kyllähän sitä kehdataan kun kyseessä yhteinen ts. ei kenenkään raha. Melkein tekisi mieli epäillä filunkia, mutta Suomihan on korruptoitumaton maa, onhan?
Jyrki on aivan oikeassa!
Työskentelen Valtiontalouden tarkastusvirastossa, joka toimii eduskunnan yhteydessä ja käyttää siten samaa sähköpostijärjestelmää kuin eduskunta.
Tarvitsemme sähköpostia perusviestittelyn lisäksi esim. kirjanpitoaineistojen ja muun tarkastusaineiston siirtoon. Valitettavasti järjestelmälle asetetut kokorajoitteet (arkistointi ja tuleva posti) hankaloittavat käyttöä huomattavasti ja aiheuttavat veronmaksajille lisäkustannuksia.
Lisäkustannuksia tulee siitä, että tarkastuskohteissa aineistopyydöt joudutaan polttamaan CD-rom -levyille ja lähettämään postitse meille. Tämä vie aikaa molemmissa päissä ja siitä aiheutuu postikuluja valtiolle, jotka olisivat vältettävissä.
Toivottavasti asia saadaan kuntoon pikaisesti.
Se on veronmaksajan etu!
Kasvilla taitaa olla IT aika hukassa. Jopa vaalikoneen ohjeman logistiikan arviointi oli kuin apukoululaisella.
Tiimissä voi postilaatikkoa kasvattaa. Niin yksinkertaista se on.
Sitäpaisi on surkean vanhanaikaista lähetellä sähköpostilla isoja liitteitä. Ne voi tallentaa palvelimella ja lähetää tarvitsee vain osoitteen ja tarvittaessa salaustiedot.
Kasvin ei tartte osata kasvattaa postilootaa. Se kuuluu palvelun tarjoajalle tai sovitulle käyttötuelle, joka tekee sen itse tai sitten ohjeistaa asian niin selvästi, että Kasvikin osaa vaivatta. Käyttäjä ei ole koskaan näissä asioissa väärässä. Toisaalta, miksi pitäisi osata kasvattaa itse lootaa, kun 100 GB maksaa 20 euroa. Tarpeelliset ominaisuudet pitää olla ilman muuta käytössä.
Lisäksi tiedostojen upload ja download on tehtävä niin helposti, että Kasvi osaa ilman (juuri) mitään vaivaa - ja Kasville lähettävä ja häneltä vastaanottava myös osaa sen ilman (juuri) mitään vaivaa.
Suomen vakava virhe on insinöörivalta. Se ei nyt kelpaa maailmassa. Insinööri on välttämätön hyvä, mutta ei riittävä.
Ne Teamware-ohjelmistot olivat hankintansa aikaan (reilut 12 v. sitten) hyvinkin laadukasta ja edistyksellistä tavaraa, joten turha syyttää ostajia typeryksiksi.
Typeryyttä on lähinnä se, että on jääty roikkumaan vanhentuneessa softassa.
Sähköposti ei missään nimessä ole oikea väline tiedostojen vaihtoon ja arkistointiin. Sitä varten on esim. sftp-palvelimet.
Lasse ei taida tietää, että enterprise-tason vikasietoiset levyjärjestelmät ovat todella kalliita ja 100GB:n hinta on jotakin aivan muuta kuin 20 euroa. Pari nollaa perään ja kertoimet vielä.
Antaa kovin luottamuksellisen kovan koko maailmalle julistaa millaisia salausjärjestelmiä Suomessa käytettään mm. puolustusvaliokunnan asioiden käsitellyssä... Oisko vielä mitään muuta kerrottavaa?
Voi rakas jyrki,
Ottakaa palveluntarjoajaanne niskasta kiinni ja vaatikaa käyttöön Seven Always on Mail versio 7. Teamware oli susi syntyessään tietää kyseisen softan asiantuntija. Säälimme teitä poloisia käyttäjiä.
On se niin, että kaikki postit mitä ei saa pinellä auki pitäisi kieltää. Jos on joku oikeesti tärkeä liitetiedosto, niin SFTP-serveri auttaa tai vaikka yliopistoissa käytössä oleva erillinen tiedostojen siirtojärjestelmä. Ihmisille vaan pitäisi opettaa, että vastaanottajalla voi olla muitakin järjestelmiä kuin hotmail tai outlook.
Teamwarehan päätyi julkishallinnon s-postijärjestelmäksi ei siksi että se olisi ollut halvin tahi toimivin, vaan siksi että se tarjosi eniten koulutusta notta virkamiehet pääsivät koulutustelemaan kautta suomenniemen vähän väliä.
Sama sääntö pätenee edelleen julkispuolelle kauppaa tehdessä, aivan sama mitä suoranaista paskakoodia tarjoat tolkuttomaan ylihintaan kunhan muistat räpätä xx tuntia eriasteisia koulutuksia mukaan.
Vai miten muuten esim. HUS:in ja muiden sairaanhoitopiirien sekoilut atk-integraation ihmeellisessä maailmassa muuten selitettäisiin.
Novell-verkkojärjestelmä kehiin, niin saapi koko roskan kerralla kuntoon työasemahallintaa myöten.
Odotan mep-ehdokkaan vastauksia näihin kysymyksiin:
http://grohn.blogit.uusisuomi.fi/2009/01/23/haasteellisia-kysymyksia-mep...
Eikö kansanedustajalla ole parempaa tekemistä, kuin blogittaa päivästä toiseen työpaikkansa IT-ratkaisuista? Jos IT-ratkaisut mättää, voinee asiasta mainita työpaikan IT-vastaaville.
Hei Jyrki JJ
Ota Teamware Officen offline-ominaisuus käyttöön ja talleta meilisi offline-kansioon, joka voi olla työkoneesi kiintolevyllä tai verkkopalvelimella.
Viestit ovat sieltä luettavissa, eivätkä ne enää kuormita online-postilaatikkoasi.
Kirjoita uusi kommentti
Kirjaudu tai rekisteröidy kirjoittaaksesi kommentteja
Kommentoi 21 kommenttia