Jyrki J.J. Kasvi Jyrki J.J. Kasvi (vihreät, Espoo)

Sähköistä asiakirjanhallintaa Suomessa vuonna 2014

  • Sähköistä asiakirjanhallintaa Suomessa vuonna 2014

Tiedätte varmaan Valtioneuvoston hankerekisterin eli HARE:n. Se on eduskunnan ja ministeriöiden verkkopalvelu, josta löytyy tiedot erilaisista säädösten valmisteluhankkeista ja kehittämis- ja selvityshankkeista. 

Jep, tällaista on sähköinen asiointi Suomessa vuonna 2014.

Vielä villimmäksi meno muuttuu, kun hanke päättyy ja hankkeen tiedot arkistoidaan. Kyse ei tosiaankaan ole mistään sähköisestä arkistosta. Tietoja ei myöskään tulosteta arkistoon sähköisistä asiakirjoista. Ei, ne tulee valmistella ja toimittaa paperilla, hankkeiden sihteereille osoitetussa arkistointiohjeessa määritellyssä muodossa.

Joka ministeriöllä on ilmeisesti oma ohje, vaikka HARE-rekisteri on yhteinen, ja ”Valtioneuvostossa on hankerekisterin (HARE) ylläpidossa yhtenäistetty työryhmien, komiteoiden, neuvottelukuntien, selvitysmiesten ja lainsäädäntöhankkeiden ym. arkistointia.” Esimerkiksi eräästä nimeltä mainitsemattomasta ministeriöstä äskettäin lähetetyn ohjeen mukaan hankeasiakirjoja arkistoitaessa tulee toimia seuraavasti:

  • poista asiakirjoista muovitaskut ja klemmarit
  • siirrä asiakirjat rengaskoteloista sopivan kokoisiin arkistokoteloihin (2 cm, 4 cm, 6 cm, 8
    cm tai 10 cm). Koteloita saa vahtimestareilta.
  • hankeasiakirjojen arkistoinnin apuna voit käyttää liitteenä olevia välilehtiä tarpeen mukaan erottelemaan hankkeen asiakirjakokonaisuudet toisistaan
  • kirjoita hankkeen tunnistetiedot (HARE-numero, hankkeen nimi ja hankkeen rajavuodet) arkistokotelon päähän käyttämällä nimiölappua. Nimiölappu sijoitetaan muoviseen nimiötaskuun, joka taas liimataan 9,5 cm korkeudelle kotelon alareunasta. Muovisia tarrapintaisia nimiötaskuja saa vahtimestareilta.
  • ilmoita etukäteen TEM arkistolle, oheista luovutusluetteloa apuna käyttäen, kuinka monta arkistokoteloa ja milloin olet ne keskusarkistoon luovuttamassa. Osoite on kirjaamo@tem.fi.
  • saatuasi arkistolta sähköpostiisi vastauskuittauksen, lähetä arkistoidut hankeasiakirjat TEM keskusarkistoon
  • pyydä koteloiden siirrossa tarvittaessa apua vahtimestareilta

Arkistointiohjetta on turha etsiä verkosta, se lähetetään hankkeiden sihteereille erikseen, sentään sähköpostilla eikä vaikka faksilla.

Eli tällaista on ”sähköinen” asiakirjanhallinta Suomessa vuonna 2014. Oikeasti. Olen yleensä optimisti ja uskon tulevaisuuteen, mutta tämän ohjeen luettuani alan olla todella huolissani siitä, mihin Suomi on menossa, vai onko mihinkään.  

Piditkö tästä kirjoituksesta? Näytä se!

8Suosittele

8 käyttäjää suosittelee tätä kirjoitusta. - Näytä suosittelijat

NäytäPiilota kommentit (7 kommenttia)

Tor Lillqvist

Etkö muka käyttänyt "virkamies" -sanaa pilkkamielessä?

Lillqvist tietää vaan omat kokemuksensa, ja ne ovat olleet myönteiset.

Tor Lillqvist

Nin siis se oli Petri Mäkelä joka puhui virkamiehistä, ei Janne Salonen. Menee sekaisin kun toinen vastaa toisen puolesta ikäänkuin. Anteeksi sekaannus.

Käyttäjän marjattahalkilahtiblogituusisuomifi kuva
Marjatta Halkilahti

Hyvä kirjoitus!
Minulla on sellainen olo, että sähköinen asiakirjahallinta menee hullummaks vaan!
Ja sit nuo hankkeet. Niitä riittää, mutta mitä niillä ihan oikeasti saadaan aikaiseksi?

Käyttäjän mlatvala kuva
Mikael Latvala

Miksi olet noille ministeriön ressukoille niin julma. Nehän ovat samanlaisessa suojatyöpaikassa kuin sinä, jossa tarkoitus ei ole tuottaa mitään järjellistä.

Käyttäjän ahtoapajalahti kuva
Ahto Apajalahti

HARE-asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä. Tämä tarkoittaa sitä, että niiden pitäisi olla 400 vuoden päästä saatavilla vähintään yhtä hyvin kuin 1600-luvun voudintilikirjat nyt. Tämä tarkoittaa sitä, että pelkkään sähköiseen arkistointiin ei voi missään tapauksessa mennä. Sähköinen arkistointi on hyvä täydentämään pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyvyyttä, mutta jos yksi tapa pitää valita niin mielummin säilytän paperilla.

Muovitaskut ja klemmarithan esim. poistetaan siksi, että paperien muste tarttuu muovitaskuihin, jotka sitten liimautuvat paperiin kiinni, ja klemmarit ennen pitkää syöpyvät kiinni paperiin.

Itse olen noita HARE-hankkeita ollut arkistoimassa ja tuo ohje on ihan perusarkistokamaa, en oikein tiedä mikä tämän kirjoituksen pointti nyt on. Kyllähän ne saisivat olla netissä paremmin saatavilla, mutta ensisijainen lakisääteinen tehtävä on toimittaa asiakirjat pysyvään säilytykseen. Arkistoalalla näitä asioita katsotaan satojen vuosien perspektiivillä.

T. historianopiskelija.

Ps. Paperit voisi kyllä "tulostaa arkistoon sähköisestä arkistosta", kuten mainitset. Näin sen voisi toteuttaa. Mutta silloinkin pitäisi edelleen poistaa muovitaskut ja klemmarit.

Kim Rönnberg

Ahto Apajalahti on oikeilla linjoilla, sekä sisällössä että viestissä. Ei oikein selviä mitä Kasvi hakee, muuta kuin julkisuutta. Ja sitäkin omalta kannaltaan mielestäni hiukan kyseenalaisin keinoin.

Jos (kun) HARE-asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä, saa ihan vapaasti valita miten ne arkistoidaan. Kunhan arkistointi tapahtuu arkistoimalla paperiasiakirjat asianmukaisesti arkistolaitoksen antamien sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti. Kuten tässä on esitetty.

Tai, mikäli HARE järjestelmänä täyttää arkistolaitoksen SÄHKE 2 normit, ja sille on haettu lupa, saa HARE- asiakirjat digitoida, indeksoida ja tallentaa HARE järjestelmään digitaalisessa ("sähköisessä") muodossa, ja mahdollisesti jopa tuhota fyysiset alkuperäiset. Mutta vain silloin. Jos ei ole SÄHKE 2 sertifikaattia ja lupaa, palataan ensimmäiseen vaihtoehtoon.

Koska arkistointiohje ohjeistaa käsittelemään paperiasiakirjoja tietyllä tavalla arkistoitavaksi, on mielestäni varsin todennäköistä ettei HARE- järjestelmällä ole SÄHKE 2 sertifikaattia, jolloin jää siis jäljelle paperiasiakirjojen arkistointi ohjeiden mukaisesti.

En oikein näe mikä tässä on ongelmana. Enkä sitä miten tällaiseen on saatu yhdistettyä "sähköinen" arkistointi.

Onhan "sähköinen" arkistointi toki kätevä tapa parantaa arkistoitujen asiakirjojen käytettäväyyttä, kun niitä voi helposti hakea ja nopeasti löytää.

Ja myös tallennuspalveluja tarjoavat tahot ovat ymmärrettävästi "sähköisen" arkistoinnnin kannalla, koska ensimmäisen noin 5 vuoden jälkeen se tarkoittaa heille jatkuvaa työtä eli rahavirtaa, koska "sähköisesti" arkistoitu aineisto tulee virkistää (tarkistaa että se on yhä luettavaa, ja tallentaa uudelleen) asiakirjasta riippuen noin 5 - 10 vuoden välein. Se työ ei lopu koskaan, ja on melko hintavaa.

Miksi se pitää tehdä? Koska eräs tietäväinen kirjoitti joskus: "Digital information lasts forever, or five years, whichever comes first.".

Kuka sen maksaa? Kasvi?

Erillisen "sähköisen" käyttökappaleen tekeminen ja tallentaminen haettavaksi ja löydettäväksi edesauttaa tietysti asiakirjan ja sen tietojen päivittäisen käytettävyyden parantamista, mutta sitä ei pidä sekoittaa arkistointiin.

Käyttäjän jyrkikasvi kuva
Jyrki Kasvi

Moni on kysynyt, miten itse hoitaisin valtioneuvoston hankerekisterin (HARE) asiakirjojen arkistoinnin vuosisadoiksi:
1) Hankeasiakirjat olisivat valtioneuvoston hyväksymässä standardissa muodossa olevia rakenteisia sähköisiä dokumentteja.
2) Rakenteisten sähköisten dokumenttien käyttö olisi edellytys hankkeeseen osallistumiselle ja mahdollisen hankerakoituksen saamiselle.
3) Hankkeen päättyessä sähköiset asiakirjat joko/tai:
a) arkistoitaisiin sähköisesti Arkistolaitoksen Sähke2-normin mukaisesti
b) tulostettaisiin vakiomuotoisina happovapaalle paperille ja kannettaisiin arkistoon.
4) Sähköiset asiakirjat jätettäisiin HARE-järjestelmään, jotta ne olisivat edelleen kaikkien käytettävissä ja helposti haettavissa.

Toimituksen poiminnat